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지란지교시큐리티

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문서중앙화 다큐원 도입 사례 - 제조편

 

제조 기업에게는 설계 도면을 비롯한 핵심 기술 문서가 회사의 주요한 자산입니다. 하지만 이러한 제조 기업을 타겟으로 하는 사이버 공격과 내부자로 인한 도면 유출 사고는 지속적으로 발생하고 있습니다. 이에 따라 최근 이러한 제조 기업들의 고민을 해결할 수 있는 방안으로 문서중앙화에 대한 관심이 높아지고 있는데요, 지란지교시큐리티의 문서중앙화 다큐원을 도입해 안전한 문서관리는 물론 협업의 편의성까지 다 잡은 제조 기업들의 생생한 후기를 소개합니다!

 

 

- 사용자수: 300명 

 

Q. 다큐원을 도입하게 된 계기

A. 기업을 타겟으로 하는 랜섬웨어 공격이 확산됨에 따라 저희 회사도 이에 대응해야 할 필요가 있다고 느꼈습니다. 또 사내에서 팀과 부서 간의 원활한 문서 공유를 위해 어떠한 시스템이 적합할지에 고민하던 중 보안과 협업을 동시에 만족시킬 수 있는 지란지교시큐리티의 문서중앙화를 도입하게 되었습니다.

 

Q. 기존 문서관리는 어떻게 하셨나요?

A. NAS 서버를 통해 문서를 관리했습니다. 하지만 중복으로 문서가 쌓이면서 용량 부족 문제가 발생하였고 노후화된 장비의 장애가 잦아 업무에 상당한 불편함이 있었습니다. 또 부서 이동이나 퇴사 시 인수인계, 문서 공유 등의 문제로 불편함을 겪고 있었습니다.

 

Q. 다큐원 도입 후 어떠한 변화가 있나요?

A. 먼저, 공유 폴더에 사용자별 권한을 부여하여 접근 제어 및 관리가 가능합니다. 또 모든 로그가 기록되어 필요시 조회가 가능하여 문서를 편리하게 관리할 수 있습니다. 뿐만 아니라 사내에서 생성되는 문서를 안전한 저장소에 저장함으로 랜섬웨어 공격에 대비할 수 있다는 점에서 안심하게 되었습니다.

 

Q. 다큐원의 기능 중 가장 유용한 기능은 무엇인가요?

A. 문서 버전 관리를 가장 유용하게 사용하고 있습니다. 작업 파일의 이력 및 히스토리를 확인할 수 있어 문서 협업 시 효율적인 관리가 가능합니다. 누가 언제 어떤 항목을 수정했는지 알 수 있어 문서의 라이프사이클을 관리할 수 있으며 중요 문서의 수정 공유 반출 이력도 손쉽게 확인할 수 있어 편리합니다. 또 실수로 인한 문서 유실 또는 업무 유관자의 수정 오류 시에도 원하는 시점으로 복원이 가능하여 업무에 도움이 되고 있습니다.

 

 

▲ 버전관리 화면: 이전버전 다운로드 및 삭제 가능

 

 

 

 

- 사용자 수 100명

 

Q. 다큐원을 도입하게 된 계기

A. 회사 내 모든 파일 및 문서들이 저희 회사의 중요한 자산입니다. 도면 유출 사고를 사전에 대비하고 외부로 유출되는 파일을 안전하게 관리하게 위해 문서중앙화 도입을 검토하게 되었습니다. 그리고 보안 분야에서 전문성과 노하우를 가진 지란지교시큐리티를 선택하게 되었습니다.

 

Q. 기존 문서관리는 어떻게 하셨나요?

A. 모든 파일들은 PC 및 NAS 서버에 저장했습니다. 문서를 관리하거나 이력 관리하기에는 어려움이 있었으며 특히, 문서 외부 반출에 대한 관리가 힘들었습니다.

 

Q. 다큐원 도입 후 어떤 변화가 있나요?

A. 사내에서 생성되는 모든 문서들은 다큐원에 저장하여 통합 관리하고 있습니다. 데이터를 중앙 서버에 저장하여 문서 공유와 관리를 효율적으로 하게 되었으며, 외부로 나가는 문서는 반출 결재 승인을 통해 반출하고 있습니다.

 

Q. 다큐원의 기능 중 가장 유용한 기능은 무엇인가요?

A. 문서 반출 결재 승인 프로세스입니다. 외부 전송이 필요한 문서는 결재자의 승인을 거쳐야 합니다. 승인 파일에 한해 외부로 전송이 가능하기 때문에 회사의 중요 문서의 유출을 1차적으로 차단할 수 있습니다.

 

▲ 반출결재 화면

 

 

 

- 사용자 수: 40명 

 

Q. 다큐원을 도입하게 된 계기

A. 회사의 주요 자산인 연구개발 자료를 안전하게 보관하고, 주요 문서가 승인없이 무단으로 외부 반출되어 회사에 막대한 손해를 끼치는 위험을 사전에 예방하기 위해서 도입하게 되었습니다.

 

Q. 기존 문서관리는 어떻게 하셨나요? 

A. 사용자 PC에 모든 문서들을 저장하고 개인들이 각각 관리했습니다. 자료 공유의 경우에는 메일 혹은 USB, 메신저로 해야 했는데, 용량이 큰 파일은 이메일로 첨부하여 공유하는 데에 불편함이 있었습니다. 그러다 보니 파일이 체계적으로 관리하기 어려웠고, 외부로 유출돼도 알기 어려운 상황이었습니다.

 

Q. 다큐원 도입 후 어떤 변화가 있나요?

A. 모든 문서는 다큐원에 저장하고 공유하며 사용하고 있습니다. 메일 혹은 메신저로 업무 파일을 공유하던 기존의 방식과는 달리 폴더에 업로드만 하면 권한이 부여된 직원들과 공유할 수 있어 매우 편리합니다. 또한, 사용자가 데이터를 실수로 삭제하더라도 모든 데이터가 복원이 가능하여 문서 유실에 대한 염려가 줄었습니다.

 

Q. 다큐원의 기능 중 가장 유용한 기능은 무엇인가요?

A. 문서의 로컬 PC 저장 차단/통제 후 중앙 서버로 이관, 기업 문서 중앙 관리하는 것이 가장 큰 장점입니다. 제조회사에서 가장 중요한 설계 및 도면을 중앙 서버에서 통합 관리함으로써 랜섬웨어와 같은 보안 위협에도 안심할 수 있습니다. 또 매체 제어를 통해 문서 유출을 차단하고 IP 정책으로 다큐원의 내외부 접근을 제어할 수 있어 안심하게 되었습니다.

 

Q. 문서중앙화 도입을 고려하는 제조 업체에게 하고 싶은 말씀이 있다면? 

A. 문서중앙화는 건설, 설계, 제조와 같이 도면을 다루는 산업이라면 꼭 필요하다고 생각합니다. 그러나 도입 과정에서 내부 시스템과의 혼란이 올 수 있으니, 도입하고자 하는 목표를 확실히 하고 우리 회사의 업무 환경에 적합하도록 커스터마이징하면 더욱 유용하게 사용할 수 있을 것입니다.

 

 

 

지금까지 다큐원을 사용하고 있는 제조 업체의 생생한 후기였습니다. 

다큐원에 보내주신 성원에 감사드리며, 앞으로도 쭈~욱 함께해요!

 

 

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